À une époque où les nouvelles technologies, le stress et d’autres causes interfèrent constamment avec nos performances, il est important de savoir comment augmenter la productivité au travail, afin d’améliorer notre vie professionnelle et de rentabiliser nos tâches.
Comment augmenter sa productivité au travail ?
L’efficacité et la motivation au travail sont devenus un problème pour de nombreuses entreprises et indépendants. Au début, employés et employeurs se sentent motivés et la productivité n’est pas affectée. Cependant, en entrant dans une dynamique stable, elle commence à diminuer.
Que peut-on faire pour éviter cela ? Quelles méthodes mettre en place pour que les performances ne diminuent pas ? Avec de la motivation, une communication constante et évidemment une bonne organisation.
Voici quelques astuces pour améliorer sa productivité.
1. Se reposer suffisamment et se lever tôt.
Pour améliorer sa productivité, il est essentiel de bien se reposer et de se lever tôt. Il est conseillé de dormir au moins 7 à 8 heures, et de le faire la nuit, par exemple : de 23h à 07h. Si ce n’est pas votre cas, vous devriez ressentir quasi instantanément une différence en terme d’énergie et de bien-être.
Normalement, ces heures se situent le matin, alors optimisez vos performances en vous reposant bien et en profitant des premières heures du matin.
2. Planifiez sa journée permet d’augmenter sa productivité au travail
La meilleure façon d’augmenter sa productivité est de planifier chaque journée (dans la mesure du possible). Cette tâche vous fera perdre quelques minutes dans la journée ou dans la semaine, mais elle vous aidera à voir votre journée, vos missions ou votre semaine dans son ensemble, et surtout, elle vous aidera à enchaîner facilement. Les temps d’errance perdus peuvent être aménagés en courtes pauses, ce qui est toujours appréciable pour le confort et la concentration.
En outre, la planification de votre journée vous aidera également à établir rapidement vos priorités.
3. Réduire les distractions au minimum
Les distractions sont le plus grand ennemi de la productivité au travail. Pour les combattre, il faut les identifier.
Les distractions peuvent être divisées en trois catégories : les distractions causées par différents outils de communication (par exemple, les téléphones portables), les distractions causées par d’autres personnes (par exemple, les collègues de travail) et les distractions internes (distractions liées à vos pensées et à votre vie personnelle).
Pour les éviter, comme indiqué ci-dessus, vous devez les identifier et les résoudre. Vous pouvez éteindre votre téléphone portable pendant que vous effectuez une tâche, travailler avec des écouteurs pour que vos collègues ne vous interrompent pas, résoudre vos problèmes personnels pendant votre temps libre pour qu’ils n’interfèrent pas avec vos tâches professionnelles, etc.
Cependant, il ne faut pas pousser ces décisions à l’extrême et vous renfermer. Si vous avez le temps d’échanger avec vos collègues, profitez-en. Ces habitudes sont à prendre en compte lorsque votre charge de travail est incompatible avec ces « distractions ».
4. Travailler par blocs de travail avec des pauses
Améliorer sa productivité au travail ne consiste pas à travailler plus, mais à travailler mieux. Comme vu plus haut, il est souvent important de minimiser au mieux les distractions. Mais s’en priver toute la journée est impossible ! Nous avons tous besoin de faire des pauses et de nous déconnecter. C’est pourquoi il est conseillé d’organiser les tâches en blocs et de se reposer entre les blocs.
De nombreuses études affirment que les pauses sont bénéfiques pour les performances, nécessaires pour réactiver le cerveau, et indispensables pour affronter de nouvelles tâches avec énergie.
5. Mettez de l’ordre dans votre lieu de travail
Il est impossible d’être productif dans un environnement chaotique. Votre bureau, qu’il soit physique ou informatique, doit être bien organisé pour vous permettre d’accomplir plus facilement toutes vos tâches. En outre, un espace de travail bien rangé et propre est capable de stimuler et de faciliter la concentration. Connaître son environnement et le maintenir le plus structuré et propre possible est primordial.
6. Se concentrer sur une seule chose à la fois
Avez-vous déjà entendu dire que le multitâche n’est pas un pouvoir, mais une faiblesse ? C’est exact ! Pour augmenter la productivité et obtenir les meilleurs résultats, vous devez vous concentrer sur une seule mission à la fois.
En outre, des études ont montré que le fait de se concentrer sur une seule chose à la fois peut améliorer votre capacité à passer d’une tâche à une autre de manière plus productive.
7. Augmenter sa productivité au travail en automatisant autant que vous le pouvez :
Pour améliorer votre productivité, vous devez gagner du temps sur les tâches les plus récurrentes. Comment faire ? Aujourd’hui, grâce aux nouvelles technologies, nous pouvons automatiser presque toutes les tâches qui sont effectuées régulièrement. Par exemple : établir des factures.
Recherchez des applications et des outils pour automatiser tout ce que vous pouvez et gagner du temps pour les tâches les plus importantes.
8. Mettez en place un système de vérification des mails :
Beaucoup pensent que le courrier électronique est un « voleur de temps » et qu’il détourne l’attention des tâches vraiment importantes. La vérité est que la consultation de ses mails est une tâche nécessaire et qu’elle ne peut être supprimée. La seule chose à faire est d’établir une stratégie pour le vérifier, en fixant certains moments et certaines heures de la journée pour les consulter. Un bon système pourrait être le suivant :
Vérifiez le courrier le matin, avant de commencer toute tâche.
Vérifiez le courrier en milieu de matinée.
Vérifiez le courrier avant la fin de la journée de travail pour organiser le jour de travail suivant.
9. Apprenez à dire non
Il est essentiel d’apprendre à dire non et de respecter son emploi du temps. Ne pas perdre de temps sur des tâches insignifiantes qui n’apportent rien à votre entreprise est très important pour améliorer la productivité du travail. Pour y parvenir, vous devrez dire NON ! plus souvent. Oui, nous savons que cela semble logique, mais nous ne le faisons pas toujours, surtout lors des premières expériences (étudiants, premier emploi etc.).
Contrairement aux préjugés, votre manager, directeur, patron préfère bien souvent un collaborateur lui expliquant clairement qu’il lui sera impossible (si c’est le cas) d’effectuer une tâche demandée plutôt que de le voir accepter et ne pas y parvenir ou devoir bâcler ces autres missions pour pouvoir tout faire.
Facultatif : Demandez des jours de Télétravail :
Cette solution n’est pas adaptée à chaque personnalité. Mais si vous êtes éloignés de votre lieu de travail, et que ce dernier vous le permet, il est recommandé de négocier 1 à 2 jours de télétravail par semaine. Cela vous permettra d’éviter parfois une heure ou plus à vous rendre sur votre lieu de travail et à en revenir, ce qui est forcément usant au quotidien surtout lorsqu’un imprévu sur la route prolonge cette durée.
Ces quelques « techniques » devraient pouvoir vous aider et vous booster dans l’exercice de votre activité. N’oubliez toutefois pas qu’augmenter sa productivité ne doit être envisager que si vous souhaitez poursuivre dans votre fonction. Si vous êtes malheureux d’exercer cette fonction, vous devez repenser votre carrière plutôt que vous acharner et ainsi détériorer votre santé.
